Projelerde yöneticiler tarafından yapılan en büyük hatalardan bir tanesi durum meydana geldikten sonra yanıt vermektedir. Ancak doğru olan yeni koşullar oluşturmak adına ya da mevcut koşulları değiştirmek için inisiyatif kullanımıdır. Proaktif proje yöneticisi olmak ne yazık ki herkes tarafından yapılacak bir meziyet değildir. Projede olası risklerin kontrol altında tutulması için yöneticilerde bu özelliğin bulunması sonuçları değiştirecektir.

Proaktif proje yöneticisi olmak için müşterilerin, risklerin ve bütçenin de doğru bir şekilde yönetilmesi gerekir. Bu üç alanda şayet reaktif bir yönetici iş görüyor ise durumlar olumsuz seyredebilir. Ayrıca yöneticilerin doğru sonuçlara ulaşabilmesi için kendilerine şu soruları sorması gerekir;

• Durum nedir?
• Sırada ne var?
• Engelleyici nedir?

Bu durumlara tepki vermek yönetici olmanın bir parçası değildir. Atılan mevcut adımların durumlar üzerinde ne gibi etkileri olduğunu düşünmek gerekir. Bu soruları sadece yöneticiler değil, aynı zamanda takip gerektiren işler ile uğraşan kişiler de kendilerine sormalıdır.

Ayrıca sizlere destek olacak hatırlatıcı araçlarınızın da bulunması işinizi daha kolay hale getirecek ve sağlam adımlar atmanıza yardımcı olacaktır. Proaktif proje yöneticisi olmak için;

• Her bir kişi için görev listesi hazırlayın. Görev ataması ve aynı zamanda görev takibi de bu listeler vasıtası ile kolayca yapılabilir.
• Kopyala yapıştır demekten vazgeçin. İletişim kabiliyetinizi güçlendirin.
• İşi izlemek için tarihler üzerinden ilerleyin.

İleriye dönük olarak sorunları tahmin etmek için de kendinize daha fazla zaman yaratmanız gerekir. Görev ve sorumlulukların hangilerinin kritik olduğunun belirlenmesi de işinizi kolay hale getirecektir. Bu şekilde üretkenliğin daha verimli olmasına yardımcı olurken aynı zamanda bilgi ve iletişim akışının analizinizi de yapabilirsiniz. Toplumda pek çok yönetici modelleri kötü planlanmış süreçler ya da planı değiştirmeye onları zorlayan bir kriz sebebi ile başarısız olmaktadır. Ancak reaktif modelden proaktif modele geçildiğinde başarı da siz istemeseniz de sizinle olacaktır. Bu sebeple riskleri soruna dönüşmeden evvel tanımlamalı, analiz etmeli, azaltmak için paydaşlar ve ekip ile yardımlaşmalısınız. E-CO Danışmanlık olarak uzman ekibimizle bu noktada da yanınızdayız.